Digitalizierung von Geschäftsprozessen

Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist und wie Sie am besten vorgehen

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine Investition, die von KMU häufig hinausgezögert wird. Dabei wird die Umstellung auf digitale Prozesse als Chance völlig unterschätzt. Wir zeigen Ihnen, weshalb Sie unbedingt jetzt umstellen sollten, welche Vorteile eine zeitnahe Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse bringt und wo Sie am besten ansetzten.
Die Digitalisierung bietet für Unternehmen nicht nur die Chance, neue Märkte zu erschließen, sondern auch, die internen Geschäftsprozesse effizienter und schneller zu gestalten. Zwar wissen dies viele Unternehmen, allerdings gibt es bei der Umsetzung häufig noch Nachholbedarf.

Dabei können sich hier gerade kleine und mittelständische Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil verschaffen: Denn eine Umstellung auf digitalisierte Geschäftsprozesse und eine damit einhergehende Veränderung im Unternehmen ist weitaus weniger komplex und problematisch, je kleiner ein Unternehmen ist.

Hier besteht also ein klarer Wettbewerbsvorteil den großen Organisationen gegenüber – kleine und mittelständische Unternehmen können mit Flexibilität und Schnelligkeit punkten.

Grund für eine hinausgezögerte Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind häufig Veränderungsängste oder mangelndes Know-How. Welche Prozesse sollten digitalisiert werden? Wo setzt man an? Gerade im Mittelstand fehlt es oft auch einfach an Ressourcen, denn die Umstellungen auf eine Digitalisierung von internen Geschäftsprozessen werden oft gedanklich mit hohem organisatorischen, finanziellen und personellen Aufwand verbunden.

 

Digitalisierung – eine unterschätzte Chance

 

Unterschätzt werden dabei jedoch die Chancen, die eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit sich bringt: Indem Arbeitsprozesse automatisiert werden, können Kosten schon nach kurzer Zeit gesenkt werden. Interne Prozesse werden zudem transparenter und einfacher gestaltet. Zum Beispiel bietet das dem Vertrieb die Möglichkeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, statt Aktenorder zu durchwälzen, um kundenrelevante Informationen nachvollziehen zu können und den Follow-Up Prozess zu steuern.

 

Schluss also mit lästiger Zettelwirtschaft und überfüllten Aktenschränken, verlegten Informationen oder doppelten Kundenansprachen – wir zeigen Ihnen, welche Chance die Digitalisierung von Geschäftsprozessen konkret bietet:

 

Transparente Kundendaten zielgenau einsetzen

Ein CRM Software System bietet die Möglichkeit, Kundendaten digital zu speichern und zu nutzen. Mitarbeiter mit entsprechender Zugangsberechtigung können also Kundeninformationen nicht nur einsehen und ergänzen, sondern auch strategisch einsetzen. So kann der Vertriebsmitarbeiter sehen, welche Vorlieben und Interessen der Kunde hat und auf diese reagieren. Durch die Integration von E-Mail Marketing Systemen kann zudem die Follow-Up E-Mail direkt aus dem CRM System verschickt werden. Ein entsprechender Vermerk stellt sicher, dass der Kunde nicht doppelt mit derselben Information kontaktiert wird.

  

Systeme verschmelzen und bieten klare Projekt-Dokumentation und schnelle Prozesse

Kenne Sie das? Sie durchforsten verschiedene Aktenschränke nach Dokumenten für ein Großprojekt, Details zu Zusatzvereinbarungen sind unzureichend notiert und der richtige Ansprechpartner ist nicht nachvollziehbar. Das muss nicht sein.

Auch einem Architekturunternehmen aus dem Sauerland erging es so: Das altetablierte System wurde dem wachsenden Kundenstamm und der damit nötigen Dokumentation einfach nicht mehr gerecht. Eine neue IT Struktur musste her; das neue digitale System schaffte Transparenz: Alle Adress-, Auftrags- und Projektdaten werden nun zentral in einem System gebündelt.

Dieser ‚Single Point of Information’ ermöglicht ein effiziente Koordination von Ansprechpartnern, eine klare Übersicht zum Stand von Projekten und Ergebnisse von geführten Gesprächen. Zudem können Mitarbeiter mit einem Klick alle noch erforderlichen Aufgaben eines Projektes, betriebswirtschaftliche Daten wie Anzahl der Anfragen, erstellte Angebote und offene Rechnungen einsehen.

 

Kosteneinsparung

Die Investition in eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen wirkt im ersten Moment wie ein zusätzlicher Kostenpunkt. Doch bereits nach kurzer Zeit werden sich dank dieses Investments Kosten einsparen lassen.

Eine bessere Verwaltung von Kundendaten ermöglicht ein schnelles Finden der aktuellen Daten und vermeidet unnötige Doppelansprache. Automatisierte Prozesse und integrierte Systeme bieten dem Fachpersonal die Möglichkeit, Zeit zu sparen und sich statt mit lästiger Verwaltungsarbeit wie dem Suchen von Dokumenten, Informationen und wichtigen Daten auf das eigentliche Kerngeschäft zu konzentrieren – zum Beispiel dem Vertrieb.

 

Bei der Umstellung helfen externe Partner

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen lohnt sich also – nicht nur interne Prozesse werden kosten- und zeiteffizienter gestaltet, auch das Fachpersonal muss sich nicht mit unnötiger Verwaltungsarbeit aufhalten und kann sich stattdessen auf das Kerngeschäft konzentrieren – wie beispielweise dem Verkauf und somit dem Unternehmenswachstum. Eine Digitalisierung von Prozesse hilft also mittel- und langfristig nicht nur, Kosten zu sparen, sondern auch Wachstum aktiv zu fördern.

Bei der Umstellung auf digitale Prozesse, empfiehlt es sich, auf externe Partner aus dem Bereich der Vertriebsoptimierung zurückzugreifen. Sie kennen die Herausforderungen, vor der Unternehmen stehen: Denn der Softwaremarkt ist unübersichtlich und ebenso die damit verbundenen Möglichkeiten, die Digitalisierung im Unternehmen umzusetzen.

Experten wie die unabhängigen Fachberater der IT Vertriebs & Consulting Agentur GmbH untersuchen zunächst IST-Zustand und Problem bzw. Optimierungsfelder des jeweiligen KMU und entwickeln dann gemeinsam mit der Geschäftsleitung Ziele und die konkrete Umsetzung.

Auf dieser Basis helfen die Berater im Anschluss dabei, genau die Software und IT-Struktur zu finden, die auch tatsächlich den Anforderung des KMU entspricht und gezielt zur Problemlösung beiträgt. Er wird Sie dann zudem bei der Einführung des digitalen Systems im Unternehmen sowie bei notwendigen Schulungen von Mitarbeitern unterstützen und somit die Digitalisierung der Geschäftsprozesse aktiv begleiten

 

Was hält Sie momentan noch davon ab, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren? Schreiben Sie uns und lassen Sie sich ganz unverbindlich beraten!

Telefon: 02933 82965 10
Email: info@it-agentur.eu